社員個人の携帯（スマホ）を日々の業務に活用するのはよくあること。しかし、社員側からすれば、個人の番号を顧客に知られることは抵抗があるはずです。
そこでおすすめしたいのが、ビジネスフォンの”リモートコールバック”と”外線手動転送”。
リモートコールバックは携帯（スマホ）からでも、会社の番号を経由して発信できる機能のこと。外線手動転送は会社の番号にかかった着信を、そのまま携帯（スマホ）に転送できる機能のことです。
つまり、個人の番号を顧客に知られることなく、携帯（スマホ）で電話対応できます。
今回は、ビジネスフォンの便利機能の中でも”外線手動転送”について詳しくご紹介します。外線手動転送の使い方、注意事項にも触れていますので、ぜひ合わせて確認してみてください。
▶︎目次
ビジネスフォンの外線手動転送は、携帯（スマホ）にも転送できる便利な機能です。では、”外線手動転送”とはどんな機能なのか、活用例も含めて詳しく見ていきましょう。
外線転送機能とは会社にかかってきた電話を、手動で特定の番号に転送できるというもの。
ビジネスフォンにあらかじめ番号を登録しておくことで、あとは”短縮ボタン”を押すだけ。担当者の電話番号を探して…、と顧客を待たせることなく引き継ぎができます。
もちろん、登録しておかなくても、直接番号を入力しても転送することは可能です。
会社で主に顧客対応をしているのは”営業担当”かと思います。
しかし、営業担当ほど外に予定のあることが多く、オフィスにはいないもの。顧客から会社に電話があっても、担当者がいないのでは折り返すことになります。
その点、外線手動転送であればその場で担当者につなぐことができます。
顧客は保留にし、担当者に事情を話して外線手動転送するだけ。顧客を待たせることも、担当者は折り返す手間もないので効率的です。
ちなみに、外線手動転送と似たもので、”外線自動転送”という機能もあります。
外線手動転送とは異なり、着信から一定時間後に自動で外線転送するというもの。あらかじめ担当者の番号を登録しておけば、オフィスに誰もいなくとも電話対応ができます。
最近では転送してもつながらなかったとき、メールなどで着信日時・相手をお知らせする機能も。
社員数の限られている中小規模事業者、休日にある緊急の電話対応に便利です。
また、外線手動転送と外線自動転送、両方を組み合わせた使い方というのも良いでしょう。
外線手動転送を使うことで、外回り中の担当者にも引き継ぎできるとのことでした。では、ビジネスフォンの外線手動転送の使い方と、その注意点についてご紹介しましょう。
外線手動転送の使い方を以下にまとめてみました。
顧客を保留し、担当者の携帯（スマホ）に発信して転送するだけ。保留中は「タラタラタタ…」など、音楽が流れるので顧客も安心です。
また、先述した通り、あらかじめ番号を登録して”短縮ダイヤル”もできます。
外線手動転送の使い方が非常に便利なのは確かです。ただし、外線手動転送には以下のような2つの注意点があります。
まず、外線手動転送を使っている間は1回線分の外線が使えなくなります。
顧客からの着信を、会社の番号（外線）を経由して担当者につなげているため。回線に余裕があるのならまだしも、1回線しかないと転送中は発着信ができません。
外線手動転送を使うのなら最低2,3回線、できれば4,5回線以上は欲しいところです。
次に、外線手動転送では会社の回線、携帯（スマホ）の回線の両方に通話料のかかることが。
会社の回線（外線）を経由させているので、基本的には会社の分しか通話料は発生しません。しかし、携帯（スマホ）の契約によっては、電話会社によっては二重で通話料のかかる可能性があるのです。
外線手動転送を使うのであれば、会社と携帯（スマホ）、両方の電話会社に確認しておくと安心できます。
今回は、ビジネスフォンの便利な使い方として、”外線手動転送”についてまとめてみました。
外線手動転送とはビジネスフォンの着信を、そのまま携帯（スマホ）など外線に転送できる機能のこと。
顧客対応を主にする営業担当というのは、他の社員よりも外回りが多いもの。顧客から会社に電話があっても、担当者（営業）が不在で折り返すことも多いものです。
その点、外線手動転送を使えば顧客を待たせることなく、折り返しの手間をかけることなく対応できます。
また、顧客を保留にし、担当者の携帯（スマホ）に発信して転送するだけ。
あらかじめ担当者の番号を登録しておけば、”短縮ダイヤル”もできてより便利です。
ぜひ、外線手動転送の使い方を活用し、今までより日々の業務をちょっとだけ便利にしてみてください。