ビジネスフォンの使い方!通話モニターで電話対応の研修に

ビジネスフォンの使い方

多機能電話機とも呼ばれる”ビジネスフォン”。

ビジネスフォンの便利な機能、十分に活かせていますか?

日々の業務で取引先との電話対応をする機会は多いと思います。実は、新人はもちろん、ベテランでも電話対応が苦手な方が多いのだとか。

重要な窓口の1つとして、電話対応の研修は十二分にしておきたいところです。

であれば、ビジネスフォンの使い方として”通話モニター”を活用してみましょう。通話モニターであれば、第三者が通話内容を確認しながら電話対応ができます。

今回は、ビジネスフォンの便利機能の1つ”通話モニター”の使い方をご紹介します。

▶︎目次

1.通話モニターって何?

”モニター”とついているだけに、”通話モニター=画面”と勘違いしてしまうかもしれません。では、まずは”通話モニター”とはどんな機能なのか、導入方法についてご説明しましょう。

通話をモニターするための機能

通話モニターとはその名の通り、”通話”を”モニター”するためのもの。

顧客と社員が通話しているとして、第三者である上司が内容を聞ける機能です。

本来、ビジネスフォンの電話対応では第三者に通話内容を聞かれることはありません。セキュリティ面では良いのですが、電話対応の苦手な社員だと不安が残ります。

その点、通話モニターであれば上司が内容を聞きつつ、場合によって指示も出せます。

顧客に気づかれる心配もないので、電話対応の研修にも便利です。

通話モニターを導入するには

通話モニターを導入するには主に3つの方法があります。

イヤホンジャックで分岐させる

まず、”イヤホンジャックを分岐させる”というもの。

イヤホンジャックを分岐させることで、電話機1台に対してイヤホンを2セット使えます。席から離れることはできませんが、側で通話内容を確認する分には十分です。

モニタリング(研修用)ケーブルを使う

次に、”モニタリング(研修用)ケーブルを使う”というもの。

電話機(ビジネスフォン)の機種にもよりますが、専用のモニタリングケーブルがあるものも。通話内容を聞くだけでなく、”マイク自動切替”により会話に割り込むことも可能です。

教習車のように助手席にもブレーキがついているような、より研修向きの使い方と言えます。

通話モニター対応ビジネスフォンを導入する

最後に、”通話モニター対応のビジネスフォンを導入する”というのも。

ビジネスフォンの中には、通話モニター機能が搭載されている機種もあります。機種を導入するだけと、イヤホンやケーブルを追加する必要もない訳です。

ビジネスフォンの導入、買換えを検討しているのならおすすめの選択肢です。

2.ビジネスフォンでの通話モニターの使い方

ビジネスフォンを導入するのなら、ぜひ通話モニター対応の機種を検討してみてください。では、ビジネスフォン(通話モニター対応機種)での通話モニターの使い方をご紹介しましょう。

通話モニターの使い方

ビジネスフォンでの通話モニターの使い方を以下にまとめてみました。

  1. ビジネスフォンの受話器を取る
  2. 通話モニターのボタンを押す
  3. モニターする内線番号を押す

通話モニターと対象の内線番号を押すだけ。内線番号に対応している通話をモニタリングできます。

同じ交換機内(オフィス内)であれば、フロアや階に関係なく可能です。

通話モニターを使う上での注意点

ビジネスフォンの通話モニターを使う上での注意点を以下にまとめました。

聞くだけで参加はできない

先述した通り、ビジネスフォンにおける通話モニターは”通話内容を聞くだけ”

電話会議のように同時進行で話したり、会話に割り込んだりはできません。あくまで第三者が通話内容を確認、または通話と関係なく指示するためのもの。

”電話対応の研修用”として便利な機能くらいに思っておくのが良いでしょう。

聞いていることは知らせるべき

ビジネスフォンの通話モニターでは顧客、社員ともに聞かれているかは分かりません。

もちろん、隣で通話モニターを使っていれば、社員側は聞かれていることに気づけます。反対に、同一フロアの離れた席、別階からだと聞かれているかは分からないのです。

正直、仮に上司だったとしても、社員からすれば勝手に聞かれるのは嫌なもの。

ただでさえ苦手意識のつきやすい電話対応が、よりやりずらいものになってしまいます。顧客に対しては良いとして、少なくとも社員にはモニタリングすることを伝えておくべきです。

3.まとめ

ビジネスフォンの使い方

今回は、ビジネスフォンの便利機能の1つ”通話モニター”の使い方についてまとめてみました。

通話モニターとは、第三者が通話内容を同時進行でモニタリングできる機能のこと。例えば、顧客と社員の電話対応を、第三者である上司がモニタリングするなどです。

通話モニター自体はビジネスフォンに機能が搭載されていれば使えます。通話モニターボタンと対応する内線番号を押すだけと、通話モニターの使い方も簡単。

電話対応の苦手な社員のサポートに、研修用にとちょっとした機能ですが便利です。

ただし、ビジネスフォンにおける通話モニターは顧客にも社員にもモニタリングがまず分かりません。顧客にはともかく、モニタリングしていることを伝えておかないと社員とトラブルになる可能性が。

紹介した内容を参考にし、通話モニターでより便利に、気持ちよくビジネスフォンを活用してみてください。



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