ビジネスフォンの使い方!便利機能を一挙公開

ビジネスフォンの使い方

オフィスに欠かせないOA機器の1つ”ビジネスフォン”。外線だけでなく、様々な便利機能を使えることが魅力です。

ただ、便利機能が多すぎてビジネスフォンを十分に使いこなせないことも。

そこで、今回はビジネスフォンの使い方として、便利機能を一挙公開したいと思います。基本の保留から、ちょっと便利なページングに至るまで幅広くご紹介しましょう。

▶︎目次

1.ビジネスフォンの便利機能【保留】

ビジネスフォンの便利機能としてまず挙げられるのが”保留”。では、保留とはどんな便利機能なのか、使い方についてご説明しましょう。

保留って?

保留とは外線・内線にかかわらず、着信を一時的に止めておける便利機能のこと。

担当者が席を外していても、保留にして担当者を呼びに行くことが。保留中は「タンタラタンタン…」など音楽が流れるので、待たされている相手も安心です。

また、保留中であれば、他のビジネスフォンから外線・内線を直接受け取ることもできます。

保留の使い方

保留の使い方は、ビジネスフォンにある”保留ボタン”を押すだけ。

保留ボタンを押すと、ビジネスフォンからは「ツッツッツ」と待機音が流れてきます。あとは「〜さん、外線(内線)何番に電話です」と伝えれば引き継ぎも完了です。

2.ビジネスフォンの便利機能【リモートコールバック】

ビジネスフォンの便利機能としては”リモートコールバック”もあります。では、リモートコールバックとはどのような便利機能なのか、使い方を見ていきましょう。

リモートコールバックって?

リモートコールバックとは外出先からでも、オフィスの番号で発信できる便利機能のこと。

日々の業務に社員個人の携帯(スマホ)を利用しているオフィスは珍しくありません。正直、個人番号を相手(取引先)に知られるのに、抵抗のある社員は多いはずです。

その点、リモートコールバックであれば携帯(スマホ)からでも安心してかけられます。

リモートコールバックの使い方

リモートコールバックの使い方は、携帯(スマホ)からオフィスの番号に発信(ワンコール)するだけ。

主装置(ビジネスフォン)からコールバックが入り、応答後に相手の番号を入力するだけです。相手にはオフィスの番号が表示され、かつ通話料金もオフィスに請求されるので経費削減に繋がります。

3.ビジネスフォンの便利機能【通話録音】

ビジネスフォンの便利機能として外せないのが”通話録音”。では、通話録音とはどんな便利機能なのか、使い方をご紹介しましょう。

通話録音って?

通話録音とはその名の通り、通話中の音声を録音しておける便利機能のこと。

ベテラン社員ならまだしも、新入社員のほとんどが1度は電話対応につまずきます。慣れない電話対応、相手と会話するのに必死でつい細かな内容を忘れてしまうことも。

通話録音をしておけば、万が一に内容を忘れても聞き返す必要もありません。

通話録音の使い方

通話録音の使い方は”自動録音”か”通話録音ボタン(手動)”のどちらか。

ビジネスフォンのデータ容量に問題がないのなら、自動録音が押し忘れもなく便利です。また、ビジネスフォンに通話録音がなくとも、”外付けタイプ”もありあとから機能の追加もできます。

4.ビジネスフォンの便利機能【ページング】

ビジネスフォンの便利機能として”ページング”もまたおすすめです。では、ページングとはどんな便利機能なのか、その使い方を見ていきましょう。

ページングって?

ページングとは”Paging(呼び出し)”という意味で、”放送呼び出し”とも呼ばれる便利機能です。

オフィス内に複数のビジネスフォンを設置していたとしても、相手がどこにいるかまでは分かりません。仮にデスクに内線しても、相手が不在だと受け取ってはもらえないのです。

ページングであればオフィス全体に対してアナウンス放送でき、相手がどこにいても知らせられます。

ページングの使い方

ページングの使い方は受話器を取り、”ページングボタン”を押して話すだけ。

ページングボタンを押した時点で「ピンポーン!」など、学校のような”ページング予告音”が。オフィスはもちろん、工場内や商業施設などより広い空間での便利な利用が期待できます。

5.まとめ

ビジネスフォンの使い方

今回は、ビジネスフォンの便利機能について、その使い方についてまとめてみました。

ビジネスフォンの基本機能は”外線”と”内線”の2つのみ。しかし、便利機能としては保留やリモートコールバック、通話録音など様々です。

最近ではビジネスフォンにセンサーが搭載され、侵入者に対して音声・光で警告するものも。クラウドサービス、スマホなどと連動して不在着信をお知らせ、カメラ映像を流したりできるものもあります。

ただし、便利機能についてはすべてのビジネスフォンに搭載されているわけではありません。

リモートコールバックのついているもの、スマホとの連動機能のついているものなど。

ビジネスフォンのメーカー、機種によって搭載されている便利機能も異なります。

導入済み、検討中のビジネスフォンにどんな便利機能が、使い方があるのかぜひ調べてみてください。



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