ビジネスフォンの外線手動転送って?便利な活用例と使い方

ビジネスフォンの使い方

社員個人の携帯(スマホ)を日々の業務に活用するのはよくあること。しかし、社員側からすれば、個人の番号を顧客に知られることは抵抗があるはずです。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスフォンの”リモートコールバック”と”外線手動転送”

リモートコールバックは携帯(スマホ)からでも、会社の番号を経由して発信できる機能のこと。外線手動転送は会社の番号にかかった着信を、そのまま携帯(スマホ)に転送できる機能のことです。

つまり、個人の番号を顧客に知られることなく、携帯(スマホ)で電話対応できます。

今回は、ビジネスフォンの便利機能の中でも”外線手動転送”について詳しくご紹介します。外線手動転送の使い方、注意事項にも触れていますので、ぜひ合わせて確認してみてください。

▶︎目次

1.ビジネスフォンの外線手動転送って?

ビジネスフォンの外線手動転送は、携帯(スマホ)にも転送できる便利な機能です。では、”外線手動転送”とはどんな機能なのか、活用例も含めて詳しく見ていきましょう。

外線手動転送とは

外線転送機能とは会社にかかってきた電話を、手動で特定の番号に転送できるというもの。

ビジネスフォンにあらかじめ番号を登録しておくことで、あとは”短縮ボタン”を押すだけ。担当者の電話番号を探して…、と顧客を待たせることなく引き継ぎができます。

もちろん、登録しておかなくても、直接番号を入力しても転送することは可能です。

外線手動転送の活用例

会社で主に顧客対応をしているのは”営業担当”かと思います。

しかし、営業担当ほど外に予定のあることが多く、オフィスにはいないもの。顧客から会社に電話があっても、担当者がいないのでは折り返すことになります。

その点、外線手動転送であればその場で担当者につなぐことができます。

顧客は保留にし、担当者に事情を話して外線手動転送するだけ。顧客を待たせることも、担当者は折り返す手間もないので効率的です。

外線自動転送も

ちなみに、外線手動転送と似たもので、”外線自動転送”という機能もあります。

外線手動転送とは異なり、着信から一定時間後に自動で外線転送するというもの。あらかじめ担当者の番号を登録しておけば、オフィスに誰もいなくとも電話対応ができます。

最近では転送してもつながらなかったとき、メールなどで着信日時・相手をお知らせする機能も。

社員数の限られている中小規模事業者、休日にある緊急の電話対応に便利です。

また、外線手動転送と外線自動転送、両方を組み合わせた使い方というのも良いでしょう。

2.ビジネスフォンの外線手動転送の使い方

外線手動転送を使うことで、外回り中の担当者にも引き継ぎできるとのことでした。では、ビジネスフォンの外線手動転送の使い方と、その注意点についてご紹介しましょう。

外線手動転送の使い方

外線手動転送の使い方を以下にまとめてみました。

  1. 顧客からビジネスフォンに着信がある
  2. ビジネスフォンの”保留ボタン”を押す
  3. ”発信ボタン”を押し、引き継ぎ先の番号を入力する
  4. 担当者に引き継ぎ内容を伝える
  5. 引き継ぎ可能であれば”転送ボタン”を押す

顧客を保留し、担当者の携帯(スマホ)に発信して転送するだけ。保留中は「タラタラタタ…」など、音楽が流れるので顧客も安心です。

また、先述した通り、あらかじめ番号を登録して”短縮ダイヤル”もできます。

外線手動転送の注意点

外線手動転送の使い方が非常に便利なのは確かです。ただし、外線手動転送には以下のような2つの注意点があります。

通話中は外線が使えなくなる

まず、外線手動転送を使っている間は1回線分の外線が使えなくなります。

顧客からの着信を、会社の番号(外線)を経由して担当者につなげているため。回線に余裕があるのならまだしも、1回線しかないと転送中は発着信ができません。

外線手動転送を使うのなら最低2,3回線、できれば4,5回線以上は欲しいところです。

通話料が二重でかかることが

次に、外線手動転送では会社の回線、携帯(スマホ)の回線の両方に通話料のかかることが。

会社の回線(外線)を経由させているので、基本的には会社の分しか通話料は発生しません。しかし、携帯(スマホ)の契約によっては、電話会社によっては二重で通話料のかかる可能性があるのです。

外線手動転送を使うのであれば、会社と携帯(スマホ)、両方の電話会社に確認しておくと安心できます。

3.まとめ

ビジネスフォンの使い方

今回は、ビジネスフォンの便利な使い方として、”外線手動転送”についてまとめてみました。

外線手動転送とはビジネスフォンの着信を、そのまま携帯(スマホ)など外線に転送できる機能のこと。

顧客対応を主にする営業担当というのは、他の社員よりも外回りが多いもの。顧客から会社に電話があっても、担当者(営業)が不在で折り返すことも多いものです。

その点、外線手動転送を使えば顧客を待たせることなく、折り返しの手間をかけることなく対応できます。

また、顧客を保留にし、担当者の携帯(スマホ)に発信して転送するだけ。

あらかじめ担当者の番号を登録しておけば、”短縮ダイヤル”もできてより便利です。

ぜひ、外線手動転送の使い方を活用し、今までより日々の業務をちょっとだけ便利にしてみてください。



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